Pengelolaan Pengolahan Data Elektronik

A.PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

 

1.PENDEKATAN DALAM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

            Dalam computer based systems suatu transaksi dapat dimasukkan secara sendiri-sendiri maupun secara kelompok, setelah dimasukkan dapat juga diproses secara langsung maupun kelompok.

Agar lebih jelas, akan diuraikan satu persatu mengenai masing-masing sistem tersebut diatas.

Pendekatan Batch Data Entry

Pendekatan ini merupakan pendekatan tradisional dalam pemasukkan data untuk diproses. Pendekatan tersebut pertama kali mengumpulkan data dari berbagai dokumen sumber untuk dibuat kelompok dan kemudian diproses secara berkala per kelompok.

            Media yang dapat dipakai untuk mendukung penggunaan pendekatan ini adalah Optical Character Recognition (OCR), Magnetic Ink Character Recognition (MICR), magnetic tapes, magnetic disk, dan Disket.

 

Pendekatan On-line Data Entry

Pendekatan ini lebih maju dari pendekatan di atas. Pada on-line processing , setiap transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke dalam sistem untuk kemudian diproses. Dalam bidang produksi kita kenal suatu sistem JIT (just in time).

            Pada beberapa aplikasi, data yang berkaitan dengan suatu transaksi terlebih dahulu direkam/dicatat pada suatu dokumen sumber untuk kemudian dirubah bentuknya kedalam sistem komputer, tetapi ada juga yang tidak memerlukan adanya dokumen sumber, jadi data sudah langsung berbentuk computer-readable.

            Terlihat pada paragraf diatas, bahwa alat yang dapat digunakan untuk mendukung pendekatan ini dibagi menjadi dua kategori, yaitu :

1.      Peralatan yang digunakan membutuhkan intervensi manusia.

2.      Peralatan yang digunakan tidak membutuhkan intervensi manusia.

Pada jenis nomor satu, transaksi yang terjadi dicatat pada suatu media, biasanya kertas, kemudian akan langsung dimasukkan kedalam komputer dengan cara diketik melalui keyboard. Proses pemasukkan data ini biasa disebut keyed data entry.

Sedangkan pada jenis nomor dua, tidak diperlukan adanya media lain tetapi data transaksi langsung masuk kedalam komputer dalam bentuk yang sudah dapat dibaca komputer. Contohnya adalah penggunaan barcode, dalam penggunaan barcode ini kita tidak perlu lagi melakukan keying (pemasukkan data) tapi scanner langsung membaca data yang ada dan langsung disimpan dalam media tertentu (disket) menunggu di proses lebih lanjut.

 

2.PENDEKATAN BATCH DATA PROCESSING

            Batch processing meliputi pemrosesan data secara kelompok. Sama dengan proses pemasukkan data secara kelompok, data yang sudah masuk dikumpulkan sampai batas tertentu (bisa dalam kuantitas maupun waktu) kemudian baru diproses.

            Secara umum pendekatan batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan batch entry, namun dalam beberapa aplikasi, batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan on-line entry. Pada aplikasi ini data transaksi yang terjadi disimpan dalam suatu tempat sementara sampai jumlah tertentu (atau waktu tertentu) baru kemudian akan diproses.

            Pendekatan ini banyak digunakan jika transaksi yang terjadi mempunyai volume yang besar dan bersifat rutin.

            Dalam pendekatan ini terdapat dua tipe up-date data, yaitu : sequential (berurut) dan random (acak).

           

3.PENDEKATAN ON-LINE PROCESSING

            Dalam pendekatan ini pemrosesan data akan dilakukan begitu data transaksi muncul. Pendekatan ini digunakan untuk situasi yang bersifat dinamis, dimana informasi yang up-to-date sangat dibutuhkan.

            Pendekatan ini juga biasa disebut sebagai sistem pemrosesan interaktif, karena on-line processing umumnya melibatkan interaksi langsung dengan manusia.

            Kombinasi yang paling mungkin adalah menggunakan on-line processing dengan on-line data entry.

Dari uraian diatas secara umum terdapat beberapa kombinasi pemrosesan data elektronik yang sering kita temui dalam suatu perusahaan, yaitu :

1.      atch Data Entry ; Batch Processing

2.      On-line Data Entry ; Batch Processing

3.      On-line Data Entry ; On-line Processing

 

4.PERBANDINGAN UNTUNG RUGI PENGGUNAAN BATCH DAN ON-LINE PROCESSING

	BATCH PROCESSING	ON-LINE PROCESSING
KEUNTUNGAN	1.      Biaya penerapannya relatif murah 2.      Menyediakan suatu alat kontrol berupa batch total. 3.      Penerapannya lebih efisien melalui pemrosesan secara berurut.	1.      Menyediakan suatu informasi yang up-to-date. 2.      Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal 3.      Meniadakan proses sortir dan pengubahan data.
KERUGIAN	1.      Tidak dapat menyedia- kan informasi yang up-to-date. 2.      Harus melakukan sortir dan pengubahan bentuk data. 3.      Membutuhkan penanganan untuk mengatur dokumen sumber.	1.      Membutuhkan peralatan yang lebih mahal. 2.      Tidak dapat menggunakan batch kontrol.

 

 

   B.SIKLUS PENGELOHAN DATA

     Pengolahan berasal dari kata olah yang berati serangkaian kegiatan atau aktivitas yang melakukan kegiatan – kegiatan tertentu untuk kegiatan tertentu pula. Berdasarkan pengertian tersebut maka pengolahan data adalah serangkaian kegiatan, pikiran dan bantuan tenaga atau suatu peralatan yang mengikuti serangkaian langkah, perumusan data tersebut, bentuk susunan, sifat atau isinya menjadi lebih berguna. Pengolahan data dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentaralisasi pengolahan data memungkinkan kearah:

a. Penerapan pembagian kerja dengan akibat pembagian biaya dan pembangunan kwantitatif secara lebih menguntungkan.

b. Pemakaian file yang sama pada banyak proses pengolahan data.

c. Suatu pemamfaatan yang lebih baik dari sasaran teknis administrasi.

d. Penerapan pemisahan fungsi antara operasional dan pengolahan data secara sentral.

Pengolahan data dapat diartikan juga sebagai segala pengolahan untuk membuat data yang berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan sehingga dapat segera dipakai. Pengolahan data merupakan suatu proses penerimaan data sebagai masukan (input) kemudian diproses (processing) oleh suatu program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data dengan komputer dikenal suatu sistem yang disebut EDP (Electronic Data Processing) yaitu suatu sistem pengolahan data dimana komputer memegang peranan utama.Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu:

a. Membaca data atau input data.

b. Mengolah data atau proses

c. Hasil atau output.

Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain:

1. Recording (perekaman)

Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data selanjutnya.

2. Clasifying (Klasifikasi)

Pemberian suatu identifikasi kedalam data yang diolah, klasifikasi yang sering dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.

3. Sorting (Pengurutan)

Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diataur/ diurut menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.

4. Calculating (penghitungan)

Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk dan data yang keluar.

5. Storing ( penyimpanan)

Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan yang lain.

6. Summarizing ( penyusunan)

Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan yang membutuhkan informasi.

7. Retrieving (Pencarian )

Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara disesuaikan dengan penyimpanan.

8. Reproducing (Pembagian)

Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan dapat dilakukan dengan foto copy.

9. Distribute ( Pembagian)

Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa bagian sehingga diadakan pembagian laporan.